W odpowiedzi na kierowane do nas pytania dotyczące interpretacji przepisów pozwalających na wykorzystanie podpisu mechanicznego informujemy, że według nas systemy wymiarowe U.I. INFO-SYSTEM spełniają definicję systemów teleinformatycznych.

Definicja ta, określona w odrębnych przepisach, nie jest jednoznaczna w takim stopniu, aby wykluczyć z niej jakikolwiek system komputerowy, który działa na wielu stanowiskach, w sposób zintegrowany, z użyciem sieci komputerowych i z możliwością dostępu przez Internet. W przypadku naszych systemów wymiarowych spełnione są wszystkie wymienione wyżej kryteria. W przypadku wątpliwości należy tą sprawę rozstrzygać we własnym zakresie, zwracając się z prośbą o interpretację do radcy prawnego.

Podpis mechaniczny, o którym mowa w Art. 210 par. 1a. Ordynacji Podatkowej, może być dołączony do decyzji w postaci pliku graficznego zawierającego podpis odręczny lub nadruku imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania. Są to dwa różne sposoby, równoznaczne względem siebie, jednak różniące się zasadniczo w sposobie realizacji.

Wydrukowanie na decyzji pliku graficznego z podpisem jest działaniem analogicznym do drukowania pieczątki, które już od dawna funkcjonuje w programie Podatki.

Pierwszy sposób.
Do parametrów programu należy wpisać ścieżkę do pliku graficznego JPEG (menu: Konfiguracja > Ustawienia > Właściwości programu > zakładka Decyzje), zawierającego jednocześnie okrągłą pieczęć jak i podpis właściwej osoby, a na wzorcu wydruku decyzji użyć makrodefinicji @DecPodpis() w miejscu, gdzie ma zostać wstawiony obrazek. Sposób ten ma jednak pewną wadę: ponieważ wszystkie wydrukowane decyzje zapisują się do bazy danych, znacząco zwiększa to jej objętość, szczególnie w okresie akcji wymiarowej. Pliki graficzne dodane do decyzji powodują, że wielkość pliku samej decyzji rośnie wielokrotnie, natomiast zapisanie tysięcy lub nawet dziesiątek tysięcy takich decyzji do bazy danych może zwiększyć jej objętość nawet o ponad 1GB. Rozwiązaniem ograniczającym ten proces jest przygotowanie możliwie najmniejszego objętościowo pliku JPEG z pieczątką i podpisem. Za pomocą dobrego oprogramowania można uzyskać wysoki stopień kompresji pliku z jednocześnie niezauważalnym pogorszeniem jakości. Zalecane jest również usunięcie kolorów z grafiki i przedstawienie ich za pomocą skali szarości oraz usunięcie danych EXIF z pliku.

Drugi sposób.
Zdecydowanie prostszym i nie wpływającym na wielkość bazy danych, jest wpisanie na wzorcach wydruków decyzji w miejscu podpisu: imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby podpisującej decyzje.